El Design Thinking

El Design Thinking

Si hay un término de moda en el mundo empresarial que asociamos con el agilismo es el Design Thinking. Cada vez más compañías apuestan por esta herramienta para lograr sacar a flote las soluciones e ideas de negocio que les llenarán los bolsillos de dinero.

Por otra parte, si usas Scrum habrás observado que toda la estructura del framework se monta sobre la idea de que tenemos un Product Backlog. Este elemento recoge los requisitos del producto y su responsable es el Product Owner.

Sin embargo, ¿cómo se llega a ese Product Backlog? ¿Qué pasos previos hemos tenido que dar para poder crear un Product Backlog que reúna toda la información de nuestro producto y que sea un reflejo de éste?

En este artículo hablaremos sobre ello y veremos hasta qué punto el Design Thinking es importante a la hora de comenzar nuestro proyecto ágil con buen pie.

Así que vamos allá.

¿Pero es necesario el Design Thinking?

Supongamos que ya tenemos una idea, aunque sea teórica, de cómo funciona Scrum. Y si no la tienes, te la resumo yo ahora.

Design Thinking en un proyecto Scrum

Partimos de un Product Backlog, que es el nombre que le damos a una pila que contiene todos los requisitos de negocio. Los requisitos son priorizados desde los más importantes y detallados (los primeros de la pila) a los menos importantes y más poco aterrizados (los últimos de la pila).

Un Equipo de Desarrollo comienza a trabajar y va generando entregables de forma iterativa e incremental.

El responsable del Product Backlog es el llamado Product Owner, que como su nombre indica es el propietario o responsable del producto que se quiere desarrollar y por tanto es el experto en el negocio.

Además del Product Owner (representante de negocio, por simplificar la idea) y del Equipo de Desarrollo (los que construyen el producto), tenemos al Scrum Master. Este rol tiene el conocimiento metodológico en Scrum. Profundizaré en este rol en próximos posts.

Sin embargo, la guía metodológica, la famosa Guía Scrum, nunca ha dejado muy claro cómo y cuándo se construye ese Product Backlog.

Sabemos que el Product Backlog es la base del trabajo y que es el Product Owner quien lo administra y prioriza. Pero ¿cómo nace el Product Backlog?, ¿cómo pasamos de no tener nada a tener un Backlog con el que comenzar a trabajar y que refleje las características del producto?

Son esas cosas que el marco de trabajo no especifica y que, como ya te imaginarás, son de vital importancia. La guía Scrum, en su objetivo de eliminar la rigidez del framework y hacerlo adaptable a cualquier circunstancia, omite algo que en mi opinión es la base de todo el trabajo futuro: la creación del Product Backlog.

Pues bien, aquí entraría en juego la práctica del Design Thinking…

Pero, ¿y si yo no uso Scrum?

El problema que acabo de plantear con Scrum es extrapolable a otros marcos o métodos de trabajo ágiles.

Al final, ya utilices Scrum, Kanban o lo que sea, deberás partir de un conjunto de requisitos de negocio.

Llámale Product Backlog, catálogo de requisitos, casos de uso, o como quieras, pero al final necesitarás concretar ideas que describen el producto y a partir de los cuales comenzará a desarrollarse código.

A lo largo de varios artículos hablaremos del Design Thinking y de la fase de Inception, que te dejará clarísimo qué ocurre antes del Sprint 1 de todo proyecto Scrum y en general, qué ocurre antes de tirar la primera línea de código.

Insisto, no sólo concibas el Design Thinking para proyectos Scrum. El Design Thinking es una práctica que aplica a cualquier clase de proyecto, sea cual sea la metodología o marco de trabajo ágil que quieras implementar, ya que todo producto o servicio parte siempre de lo mismo, es decir, parte de una necesidad.

Todo comienza con una idea…

Por ejemplo, imaginemos que en nuestra empresa alguien de negocio se plantea, desde algún alto despacho, la idea de que sería estupendo para la compañía poder gestionar vía web todo el proceso de contratación de un determinado producto financiero. O que estaría genial poder contar con una app mediante la que potenciales clientes accedieran a nuestros productos y les fuera fácil adquirirlos. O contar con un proceso automático para detectar anomalías en un sistema de red de telecomunicaciones y de este modo dar mejor servicio a los abonados a esa red…

Este es el principio de cualquier proyecto del mundo, ya sea de software o de lo que quieras: todo comienza con una idea de negocio que viene a cubrir una necesidad.

Todo empieza con una idea...
Todo empieza con una idea de negocio…

Una vez que tenemos nuestra idea de negocio, hay que comenzar a aterrizarla, a darle forma, a concretarla. He aquí donde comenzaríamos con el Design Thinking.

Qué es el Design Thinking

El Design Thinking es una reunión que consta de una o varias sesiones en las que se da forma a la idea de negocio entre todos los actores o stakeholders relacionados con dicha idea, tal que esa idea se traduzca en un producto en concreto.

Design Thinking: de la idea de negocio al Producto

La novedad del Design Thinking, frente a otras formas tradicionales de concepción de un producto está en que en dicho proceso participa todo aquel que tiene algo que decir respecto al producto, cobrando especial protagonismo el usuario final del futuro producto.

Esta práctica no es nueva, a pesar de la popularidad que ha ganado en el mundo agile. Se desarrolló en la Universidad de Stanford a partir de los años 70.

Fue en la industria del diseño (de ahí su nombre) donde comenzó a utilizarse a nivel empresarial, ya que la propia naturaleza del diseño invita a tener una colaboración muy estrecha con aquellos que finalmente utilizarán el producto y que son quienes mejor te pueden guiar.

Sobre todo, el Design Thinking (o simplemente, DT) ha tenido un fuerte impulso gracias a Tim Brown. Tim es profesor de la escuela de ingeniería de la Universidad de Stanford y CEO de la consultora de diseño IDEO.

Por cierto, IDEO es la impresa de diseño de productos quizá más puntera del mundo… 😉 

En 2008, Tim escribió un artículo sobre este tema en la Harvard Business Review. Te dejo aquí el enlace.

Veamos cómo define el Design Thinking el propio Tim Brown:

Es una disciplina que usa la sensibilidad y métodos de los diseñadores para hacer coincidir las necesidades de las personas con lo que es tecnológicamente factible y con lo que una estrategia viable de negocios puede convertir en valor para el cliente, así como en una gran oportunidad para el mercado.

El DT podría comparse con un brainstorming de siempre. Pero veremos que está mucho más estructurado y con unos pasos más definidos y alineados con los valores ágiles que simplemente ir generando ideas y lanzarlas al aire entre unos y otros.

Cuánto debe durar el Design Thinking

El DT no tiene una duración determinada, puede constar de algunas sesiones (si la idea de negocio ya nace bastante madura) o incluso de meses.

Te aconsejo que por semana no superes las tres sesiones de DT, incluso dos sesiones si me apuras. Preferible es que se alargue un poco en el tiempo a terminar saturando a los participantes y que éstos terminen por asistir con una absoluta falta de entusiasmo.

De todas formas, no recomiendo un Design Thinking demasiado largo. Sería caer en la parálisis por análisis que dicen los anglosajones y que va contra los principios ágiles más básicos.

Preferible es comenzar a trabajar sobre una idea algo inmadura e ir refinándola mientras trabajamos en ella, que dilatar el comenzar el trabajo hasta que no estén todos los requisitos de negocio perfectamente definidos. Recuerda, la competencia puede adelantarte como te demores demasiado…

Por otra parte, tampoco caigas en todo lo contrario, realizar un DT tan escueto que comiences a construir un producto sin saber ni qué, ni cómo y lo que es peor, ni por qué.

El DT debe servirte lo primero, para saber si tiene sentido llevar esa idea de negocio a cabo, lo segundo definir el producto lo suficiente como para que cubra tu necesidad.

Así que no realices un DT chapucero. Son muchos los productos que si se hubiesen pensado con cabeza jamás habrían salido al mercado, habiéndole ahorrado a su compañía mucho dinero y disgustos.

Quién dirige el Design Thinking

Normalmente, será un agile coach la persona que facilitará estas reuniones. A veces he visto Scrum Masters como facilitadores, otras veces Product Owners, pero lo realmente importante es que se trate de alguien con la suficiente experiencia, empatía, liderazgo y dotes comunicativas como para crear un ambiente distendido y colaborativo en el que nadie se sienta cohibido a la hora de aportar ideas.

He pasado ya por varios DT y créeme si te digo que un facilitador con muchísimo conocimiento metodológico o de negocio, pero con poca inteligencia emocional, termina por convertir este evento en una sesión aburrida donde las ideas hay que sacarlas con tenazas de los sufridos participantes. Un DT divertido suele traducirse en un DT productivo.

Consecuencias de un Design Thinking aburrido...
Consecuencias de un Design Thinking aburrido…

Además, el facilitador debe saber llevar el control de las sesiones con amabilidad pero con firmeza, de forma que exista cierto orden y no se convierta aquello en un desbarajuste sin pies ni cabeza donde se termine filosofando sobre el ombligo.

Y es que es muy fácil, en reuniones donde asiste tanta gente (he conocido DT donde asistían más de 30 personas), perder el control de la sesión y terminar hablando de cosas que no llevan a ninguna parte.

Recuerda que el resultado de estas sesiones debe traducirse en ideas concretas que finalmente describan el producto que vamos a construir para cubrir nuestra necesidad de negocio.

Documentar cada sesión del Design Thinking

He participado en Design Thinking donde el facilitador contaba con un secretario que le asistía e iba tomando nota de las conclusiones a las que se llegaba en cada sesión. Además, se encargaba de enviar email a los stakeholders (los actores o personas implicadas de alguna forma en ese producto) con las actas de cada sesión e iba recordándoles las fechas de cada sesión para que ninguno se despistara y no acudiese.

Personalmente, este secretario no me parece una figura imprescindible. El documentar lo que se va obteniendo tras cada sesión de trabajo es algo que puede realizar el propio facilitador. O incluso el Product Owner, que para eso es la cabeza visible del futuro producto y principal interesado.

De hecho, estos escribanos del producto Owner terminan convirtiéndose en los llamados Product Owner “Proxy”, que es un horror que alguien se sacó de la manga y cuyo análisis prefiero dejar para otra ocasión.

Pero bueno, sea como fuere es una buena práctica documentar las fases que se han ido quemando del DT y las conclusiones que se han ido obteniendo tras cada sesión, a modo de acta. Siempre es bueno que el trabajo realizado quede negro sobre blanco y no se lo lleve el viento.

Dónde celebraremos el Design Thinking

Ten en cuenta que al DT acudirá bastante gente, de todas las áreas y departamentos relacionados con la creación de ese producto. Además, debes reunirlos en una sala ligera de mobiliario, los asientos y poco más, donde sea fácil moverse para escribir en pizarras o paneles y participar en las distintas dinámicas que proponga el facilitador.

Debe ser una sala donde también puedas proyectar diapositivas, vídeos, etc. Además, debes poder dejar en sus paredes esquemas, gráficas, postits, etc, sin miedo a que venga otro grupo tras tu sesión y te mueva las cosas de sitio. Así que resérvala para tu DT y cuando termines tu sesión, déjala cerrada.

La gente debe poder distribuirse sentada alrededor del facilitador de las sesiones. No seas antiguo y vayas a meter a la gente en una sala de juntas, todos sentaditos alrededor de una mesa de roble mientras ven diapositivas en un proyector. Al DT se viene a participar, a ser interactivo y dinámico. Lo dicho, no conviertas el DT en una soporífera reunión de cuello blanco.

Objetivos del Design Thinking

Los objetivos del DT son principalmente:

  1. Entender el problema o necesidad que tiene el cliente y que dicho producto pretende resolver.
  2. Diseñar una solución, es decir, el producto.
  3. Involucrar a todos los actores o stakeholders, es decir, todas aquellas personas implicadas de alguna forma en ese producto.
  4. Identificar dependencias entre las diferentes áreas o departamentos: negocio, marketing, tecnología, etc.
  5. Irnos con un prototipo bajo el brazo y establecer las bases del futuro Product Backlog o Pila de Requisitos. Logrando esto podemos dar por terminado el DT.

Fases del Design Thinking

El DT se estructura en los siguientes cinco pasos:

  • Empatizar.
  • Definir.
  • Idear.
  • Prototipar.
  • Evaluar (testeo).
Pasos del Design Thinking
Pasos del Design Thinking

En los pasos 1 y 2 entendemos el problema. En el paso 3 creamos la solución y en los pasos 4 y 5 entregamos la solución.

Si quieres profundizar en estas cinco etapas del Design Thinking, te dejo este post.

Quién participa en el Design Thinking

Para poder comprender las necesidades y el entorno de las personas implicadas en la solución debemos haber identificado previamente a las sesiones de DT a todos los stakeholders o actores relacionados con el producto: usuarios del producto, área de negocio, atención al cliente, asesoría jurídica, tecnología, UX, etc. Además, en proyectos Scrum, debería asistir el Scrum Master y por supuesto el Product Owner.

Cada vez es más común que al DT asista algún experto en economía conductual, que es esa disciplina que funde psicología y economía y que, en resumen, versa sobre qué teclas psicológicas tocar en tu campaña de marketing para que la gente te compre más.

Perdona que te insista con esto, pero deberán asistir al DT todos los stakeholders. Si vas a ser facilitador de las sesiones de DT recuerda que es buena idea que cada actor se presente e indique su función.

Igualmente, hay que identificar a los usuarios finales y, si es posible, que una representación de ellos asista a las sesiones de DT. Por ejemplo, si vas a desarrollar un producto que va a utilizar una determinada área de tu empresa es muy importante que representantes de dicha área asistan al DT: quién mejor que ellos sabe qué necesitan y qué no.

Reflexión final

El Design Thinking, en definitiva, sirve principalmente para comunicar entre sí a todos los individuos que son parte implicada en la concepción y creación de un futuro producto, desde los usuarios finales hasta los que lo van a construir, para lograr un resultado final (el producto) que aporte valor de negocio a la compañía.

Al final, de lo que estamos hablando es de una herramienta tremendamente útil para el marketing y el análisis de mercado.

En siguientes posts seguiremos profundizando en esta herramienta y trataremos de sacarle todo el jugo posible, de forma que permita transformar tu idea de negocio en una solución tangible que meta dinero en los bolsillos de tu compañía.

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